Informationspflichten für Geschäftskorrespondenz der AZ Direct Österreich GmbH

Informationspflichten für Geschäftskorrespondenz

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die

AZ Direct Österreich GmbH
Donau-City-Straße 6
1220 Wien
E-Mail: datenschutz(at)bertelsmann.at

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die AZ Direct Österreich GmbH. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der oben genannten Postanschrift bzw. per E-Mail an datenschutz(at)bertelsmann.at mit dem Zusatz „An die Datenschutzbeauftragte“.

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden im Prozess verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre „Kommunikationsdaten“. Darunter verstehen wir Ihren Name, Adresse, Telefonnummer und ggf. Ihre E-Mail-Adresse sowie weitere Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit der mit Ihnen geführten Korrespondenz (zum Beispiel E-Mails, postalische Kommunikation).

Des Weiteren werden Informationen gespeichert, die für die Abwicklung des Auftrags notwendig sind. Dies können beispielhaft Funktion und Zugehörigkeit zu einem Unternehmen oder auch Vertrags- und Abrechnungsdaten (zum Beispiel Bankverbindung, bestellte Dienstleistung, Rechnungsdaten) sein. Ggf. verarbeiten wir auch weitere Daten, sofern diese von Ihnen übermittelt werden.

Zum anderen verarbeiten wir ggf. Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Internet) zulässigerweise gewonnen haben.

3. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Für die Vertragsabwicklung:

Diese Daten benötigen wir, damit wir Sie oder die Firma, für die Sie tätig sind, als Kunden identifizieren, den Auftrag bearbeiten, Ihre Anfrage beantworten, Ihnen bzw. der von Ihnen vertretenen Firma ein Angebot unterbreiten und Sie bzw. die von Ihnen vertretene Firma kontaktieren zu können sowie zu Rechnungszwecken.

Sofern Sie selbst Vertragspartei sind, ist die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. für die beidseitige Erfüllung und Verpflichtung aus dem Vertragsverhältnis erforderlich. Sofern Sie für eine Firma tätig sind, erfolgt die Datenverarbeitung zu den vorgenannten Zwecken aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für den Erhalt von Newslettern (im Fall einer Einwilligung):

Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für die Werbung zu unseren Dienstleistungen erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei Anmeldung zum Newsletter ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO unter Heranziehung des § 174 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021.

Für Geschäftskundenwerbung:

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann auch für die Werbung für unsere Dienstleistungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten nach der Inanspruchnahme von Dienstleistungen ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. EG 47.

Des Weiteren können auch Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungspflichten) nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet werden.

Eine Übersicht über die in Österreich geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten finden Sie unter https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/eu-dsgvo-speicher-und-aufbewahrungsfristen.html.

4. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder auszuführen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der AZ Direct Österreich GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der unter Ziffer 3 dargestellten Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können Zugriff auf Ihre Daten erhalten (sogenannte „Auftragsverarbeiter“, z. B. Rechenzentren, Dienstleister für den Versand von Newslettern, Kundenservice oder Debitorenmanagement). Über Verträge zur Auftragsverarbeitung sind die Weisungsgebundenheit, die Datensicherheit und der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten durch diese Dienstleister sichergestellt.

Eine Datenweitergabe an weitere Empfänger (sogenannte „Dritte“) findet nur dann statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, ein diesbezügliches berechtigtes Interesse vorliegt (z.B. Revisionsprüfung) oder Sie eingewilligt haben.

Soweit Dienstleister und/oder Dritte außerhalb der EU bzw. des EWR Ihre verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, in dem kein der EU bzw. des EWR angemessenes Datenschutzniveau garantiert werden kann. Ein solches Datenschutzniveau kann jedoch mit einer geeigneten Garantie sichergestellt werden. Als geeignete Garantie kommen etwa Standardvertragsklauseln in Betracht, die von der EU-Kommission bereitgestellt werden. Eine Kopie dieser Garantien können Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten auf Wunsch anfordern. Von etwaigen Garantien kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn Sie ausdrücklich einwilligen oder der Drittlandtransfer für die Erfüllung Ihres Vertrages mit der AZ Direct Österreich GmbH erforderlich ist. Zudem hat die EU-Kommission bestimmte Drittländer als sichere Drittländer anerkannt, sodass auch in diesen Fällen von geeigneten Garantien unsererseits abgesehen werden kann.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Daten werden so lange gespeichert, bis die vertraglichen und/oder gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung in der Regel langfristig ausgerichtet ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, sind diese regelmäßig zu löschen, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: 

- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (s. Ziffer 3)

- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften.
 

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist zu richten an die AZ Direct Österreich GmbH unter der nach Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse.

Nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn diese nach der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Außerdem haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung Widerspruch einzulegen.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz rund um das Thema Geschäftskorrespondenz können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, A 1030 Wien.

Stand: 15.01.2026